5 cách vượt qua khó khăn trong giao tiếp logistic
Toàn cầu hóa khiến cho tốc độ, hiệu suất và tính linh hoạt trở thành những yếu tố cần thiết cho sự phát triển thịnh vượng của các công ty logistic trong thế kỉ 21. Một mẫu thức chung cho tất cả những đặc tính trên chính là hoạt động giao tiếp logistic thật hiệu quả. Tuy nhiên, vấn đề này đang dần trở nên nan giải khi việc quản lý chuỗi cũng ứng ngày càng trở nên phức tạp.
Giao tiếp trong Quản lý Logisitic dưới ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng.
Quản lý logistic đã đủ khó. Giờ đây, với cuộc khủng hoảng mang tên COVID-19 đã khiến nền kinh tế toàn cầu lâm vào cảnh bế tắc. Việc vận chuyển toàn cầu bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 đã và đang phải đối mặt với những khó khăn như:
- Chuỗi cung ứng bị gián đoạn
- Khó nhập các nguyên liệu thô
- An ninh biên giới được thắt chặt hơn trước
- Thiếu vắng phương thức vận tải có sẵn.
Những công cụ kĩ thuật số đang biến các doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn trước. Hỗ trợ kĩ thuật số cho những công nhân làm việc trên tuyến đầu là một việc mang tính quyết định đến hoạt động quản trị logistic hiện nay.
Bằng cách tổ chức giao tiếp logistic hợp lý và chỉ ra những khó khăn chính mà công ty đang gặp phải trong bối cảnh toàn cầu hóa nền kinh tế, các giải pháp trên nền tảng thiết bị di động chính là mấu chốt để giải quyết vấn đề. Từ cách vượt qua khó khăn trong giao tiếp logistic dưới đây, các công ty logistic có thể xử lý các vấn đề giao tiếp có trong chuỗi cung ứng của mình và đẩy nhanh những khó khăn có thể cản lối đối thủ của mình.
Minh bạch trong giao tiếp
Khi tốc độ được xem trọng hơn bao giờ hết thì các hoạt động tích trữ thông tin hoặc ngăn không cho nhân viên tuyến đầu tiếp cận với thông tin là việc không thể.
Hơn nữa, một doanh nghiệp thật sự quốc tế là một doanh nghiệp luôn có một điểm truy cập duy nhất cho tất cả các thông tin trong chuỗi cung ứng của mình, giúp đối tác có thể làm việc một cách hiệu quả.
Như những công ty đã vui vẻ từ chối việc sử dụng Internet vào cái khoảnh khắc giao thoa giữa 2 thế kỉ, những kẻ đã bác bỏ sự mạo hiểm của Internet vạn vật giờ đây đang bị tụt lại phía sau – Jared Newman
Tạo điều kiện giao tiếp trong thời gian thực
Sự chậm trễ trong việc giao tiếp có thể gây ra một tràn những rắc rối trong chuỗi cung ứng của các công ty logistic, làm giảm hiệu suất và tăng chi phí. Giao tiếp và hợp tác, làm việc nhóm đúng lúc, giữa nhà cung cấp và khách hàng sẽ giúp cho “cung” luôn đáp ứng “cầu”.
Do đó, các giải pháp gửi tin nhắn tức thì cho doanh nghiệp, cũng như các giải pháp thiết bị di động chính là những thứ giúp cho việc vận hành doanh nghiệp được diễn ra một cách đồng bộ.
Việc nhắn tin nội bộ trong doanh nghiệp tạo cơ hội cho nhân viên giao tiếp trong thời gian thực và quản lý thời gian để ứng phó với những điều kiện thay đổi.
Các giải pháp thiết bị di động như Beekeeper không chỉ cho phép người dùng nhắn tin 1:1 và nhắn tin theo nhóm, mà chúng còn cho phép người dùng đăng tin cập nhật mỗi ngày. Từ đó, việc giao tiếp logistic trong doanh nghiệp cũng trở nên hiệu quả hơn.
Sự hợp tác trong giao tiếp mạng lưới
Trước đây, những công ty logistic thường tập trung vào thị trường địa lý của mình và đưa ra quyết định một cách độc lập. Nhưng ngày nay, các công ty logistic, cũng chính là các tổ chức toàn cầu, đang hoạt động trong một nền kinh tế mang tính mạng lưới và tương trợ lẫn nhau.
Mô hình hoạt động mới này đòi hỏi phải có sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong toàn chuỗi cung ứng, thay vì chỉ tập trung vào các hoạt động cạnh tranh có tổng bằng không.
Tất cả mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng, đều phải được kết nối với nhau một cách chắc chắn, và phải giao tiếp với nhau một cách hiệu quả; nếu muốn tồn tại.
Để tạo ra sự phối hợp trong đội nhóm, điều quan trọng là ta phải biết sử dụng những công cụ phù hợp phục vụ cho việc giao tiếp nội bộ.
Người lao động có thể sử dụng các giải pháp trên các thiết bị di động để giao tiếp trong thời gian thực, kết nối mọi nhân viên, từ những nhân viên đang làm việc ở tuyến đầu cho đến những người đang làm việc trong văn phòng của công ty.
Bảo mật truyền thông tin
Giao tiếp logistic thường phải giải quyết những thông tin nhạy cảm. Đưa những dữ liệu và con số lên một mạng lưới dày đặc sẽ là một công việc rủi ro cho các công ty logistic, đặc biệt là khi nội dung trao đổi có liên quan đến hàng hóa quốc tế và xuyên biên giới.
Vì những lý do trên mà việc hỗ trợ giao tiếp logistic bằng một nhà cung cấp phần mềm trên thiết bị di động có khả năng bảo mật dữ liệu cao trở nên vô cùng quan trọng.
Với việc mã hóa 256 bit TLS dữ liệu, kiểm tra bảo mật thường xuyên, nâng cấp Firewall (Firewall: một kệ thống an ninh mạng) và trung tâm dữ liệu được chứng nhận ISO 27001: 2013,
Tự động hóa các quy trình mang tính chất lặp đi lặp lại để giảm thiểu mức độ phức tạp
Trong giao tiếp logistic cũng có rất nhiều những chi tiết động. Trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng, một vấn đề giao tiếp cũng có thể mang lại mối nguy hại lớn và làm gián đoạn toàn bộ đơn hàng hoặc dòng chảy công việc của doanh nghiệp.
- Quản lý đội xe
- Sắp xếp đơn hàng
- Sắp xếp lịch trình
- Thu mua nguyên liệu
- Quan hệ khách hàng
Giao tiếp logistic là sự phối hợp phức tạp của nhiều bộ phận và nhiều nhân viên khác nhau trong cùng một tổ chức để vừa thu nhận hàng hóa, vừa vận chuyển hàng hóa quốc tế và trong nước.
Giải pháp trên thiết bị di động sẽ giúp các bên liên quan trong nội bộ tự động hóa một số quy trình kinh doanh và hoạt động giao tiếp, giúp đơn giản hóa việc quản lý logistic, giữ cho dòng chảy công việc được diễn ra một cách mượt mà và đúng tiến độ.
Giao tiếp là chìa khóa tối ưu hóa mạng lưới logistic.
Khi xử lý các khó khăn xảy đến trong việc giao tiếp logistic, tránh việc giải quyết qua loa. Tốt hơn hết là bạn hãy tối ưu hóa vấn đề bằng cách tiếp cận nó trên phương diện tích hợp và đa phương tiện.
Để làm được điều đó, ta cần phải nắm được mục tiêu kinh doanh của ta là gì và xem xem những bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn đang thỏa mãn những mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu hoá quá trình vận tải quốc tế của doanh nghiệp.
Sau đó, hãy suy xét kĩ lưỡng xem những đổi mới, những công nghệ mới, sự cơ giới hóa, và những cải thiện trong giao tiếp sẽ làm tăng mức độ hoàn thành mục tiêu kinh doanh của bạn như thế nào.
Kết luận
Với những thay đổi nhỏ trong một nền công nghiệp nhanh, những công ty về logistic cần phải thích nghi với thứ trật tự mới và toàn cầu hóa này. Là sự phối hợp làm việc trong các đội nhóm thay vì những màn ganh đua, là mở ra những mạng lưới chứ không phải những nền thị trường bị độc chiếm.
Nghiên cứu cho thấy giao tiếp tốt là yếu tố quan trọng để giúp một công ty logistic phát triển mạnh và vươn lên vị trí dẫn đầu.
Q là một website giới thiệu những thương hiệu uy tín cho khách hàng bằng cách testing, trải nghiệm và review sản phẩm chi tiết.
